創業公司管理 – 創業後,就不用加班了?談時間管理

前一章我們講用一半的錢,做一樣的事情產出,有人看標題可能會誤以為我在說財務槓桿,其實我只是在說新創公司要省省省,這樣才比較會達到收支平衡,進而獲利。而省錢的主要目的還是為了要早日成功,脫離失敗的高風險,不過光省錢是不夠的,最主要的還是用最短的時間,做出一些有價值的產品,所以時間也要省省省。一個好的新創計畫,成功的三要素還是時間、金錢、和價值,金錢要省,時間更要省,越快做出有Value的產品越有贏面。

時間加速三法 – 加大外包、提高工時效率、加班

例如一個工廠要增加產能,如果在人力機器不增加的狀況下,也就是金錢Capital投資不增加的條件下,其實只有幾種解決方法,就是加班、提高工時效率、加大外包。相對於你的公司而言,如果公司資源是固定的,不能用大公司擴大人力,人海戰術的方法來加速產出,以下這三種方法,就是你唯三的武器:

1, 加大外包 – 就是找十個自己,分工做事。如果可以例如利用外包網,把一些一次性或是非核心性的工作外包出去,或是將會計法務等工作外包出去,其實是可以快速解決產能問題的。不過管理外包是一項大事,如果價錢好,品質可能就會出包,除非是一項一項檢查,否則有些問題可能藏在裡面,不易發現。我想大部分的人都了解規格清楚是外包成功的主要因素,但也請試圖用我在建立一個”符合人性的制度”一章裡的例子說的,把錢留到最後才付,做不好不付,做得好甚至加碼付,也請白紙黑字在合約裡定義什麼叫做” 做的好”,用人性來管理外包。

不過,通常你也不會把重要的東西外包出去,所以外包是可以用的,但核心能力無法外包,一般新創公司,為了省錢和省麻煩,也是很少用外包。總結我自己公司的外包經驗,十次有五六次最後的結果都是不滿意的。

2, 提高工時效率 – 就是比別人工作有效率,別人十分鐘寫一行code,你一分鐘寫十行。這是最好的加快生產速度的方法,對創辨人本身而言,其實,你只要多Focus一點,不要去參加一些目前沒有幫助的Networking聚會,少去找創投哈啦,少玩FB,現在寫Blog除非公司需要,對創業如果沒有幫助就不該花時間做,少做表面的事情,花80%的時間專注公司內部產品的基本功,你自己的工時效率自然就會提昇。但是,如果公司已經達到收支平衡,立於不敗,那多做這些Networking的事,就是這時侯該做的事,因為此時創辨人CEO更要思考未來三五年的願景和目標,也須要做生意,多和人接觸是對的,工時效率在這裡看來是沒有太大意義的。

而團隊的工時效率提昇,最重要的還是人,技能和品德態度,一樣重要,人好不好,直接影響產出效率,關於人員管理,我們分章再說。

對於效率提升,我也會重覆推薦Stephen Covey 著作的The 7 Habits of Highly Effective People (高效能人士的七個習慣),在第三個習慣Put the First thing First (把第一件事來第一個做)章節中,對時間管理(Time Management)有一個很好分類的方式,我在決斷力一章,也有用這個概念。

首先,先把事情用重要性和緊急性兩條軸做成四個象限,針對這四個不同象限,做不同時間比例分配:

Urgent Not Urgent
Important 30%時間在重要而且緊急的事,例如客戶問題、急單、突發事件等。 60%時間在重要但不緊急的事,例如執行計畫、訓練、市場研究和開發等。
Not Important 10%在不重要但緊急的事,例如公司內部問題,開會,溝通協調等。 0%在不重要又不緊急的事,例如上FB,請下班後再玩。

你可以把自己和每一個員工的工作列表,用這個圖來分類,請每一個員工自行填寫和追蹤,先把上週的工作列表和所花時間做一個統計,例如

員工XXX Urgent Not Urgent
Important 客戶報怨處理5hr修Bug 5hr 開發計畫執行 20hr組員討論腦力激盪 5hr
Not Important 週會 1hr部門會議 2hr 激勵課程 2hr

如果比例不對,你就可以請他們修改工作優先順序,你也可以調整工作的指派人員和比重,下週再review,修改,一次一次下來,效率就會有顯著的提升。不過,也請不要忘了4W(What, Why, When, Who) 的管理方法,請見執行力一章,所有工作tasks一定要有時間目標和負責人,不然無法管理和追蹤成效。

對事情的優先順序有了依據,接下來再專注在能力和技能等級的提升,這兩個因素向上加成,效率自然會提升。不過也請留意我在先學會Close Loop一章討論的將帥無能,累死三軍的例子,目標虛浮,執行方法不切實,東做一點,西做一點,那麼再高的團隊效率,也會被你玩完。

3, 加班 – 就是工作時間比別人長,如果每天比別人多工作四個小時,就是50%的時間加速。

高科技公司畢竟不是工廠,要靠腦力取財,利用外包方式,除非是外圍的的功能,如果核心的功能也外包,對公司會有風險,也會讓別人產生疑慮。工作效率的提升,表面上合理,實際上,你的競爭對手裡,那些不懂得工作優先順序,沒有效率的公司,應該不會把你打敗,自己就會先敗了。所以你要假設,那些你真正要打贏的高手,比你還聰明,工作比你還有效率,說真得,你唯一可以打敗他們的強項,就是,比他們更努力。

我在矽谷世界一流的科技公司做過程式設計師,我的同事都是常春籐名校畢業,或是印度的IIT,中國的北大清華等全世界各地的頂尖好手,聚集一堂。一個新Project,動輒上百個這種高手一起開發,是很常見的。公司的旗艦產品,有幾仟個這種菁英工程師,同時在一起合作,說真得,這種經歷真得是很難得,但是這也說明了一個問題,你的新創公司,真得很難和這些公司競爭。

不過,這些美國的菁英的工程師,一般都有一個毛病,就是自持聰明,工作努力,但玩得也用力,一般都不加班,五點多就準時回家,晚上還要玩樂。所以要贏他們,上班時間一定贏不了,一定要比他們多工作時數,才會勝出。我在公司八年,升遷了八級,成為中階主管,以大留學生(就是大學以後才出國留學的人)而言,可能已經到頂了。這個不靠什麼,靠得是比別人晚下班,比別人更努力,別人五點走,我八點走,在台灣這可能沒什麼,在美國,我絕對是全棟樓最晚走的幾個人。我有一個小留學生親戚,每天早上四點去上班,晚上八九點回家,瘋狂的工作,他現在是微軟的前幾大的主管之一。我的朋友公司剛剛IPO上市,他連週末都在加班,年年如此,直到成功。

相信我,加班很重要,當你的對手比你酷,晚上都去參加Party,都去玩,好像潮人創業家,要記著,他們玩的時候,就是你超越他們的時侯。其實,有些人玩玩後,晚上默默的練功,如果你也鬆懈了,自然會輸給他們。對於那些真得不加班,耍帥又副業花招一大堆的創業家,如果不是富二代,真得,請不要把他們當成對手,因為過幾年後,你就不會再聽到這些人的聲音了。有些人把那些矽谷自由的創業之風,想像成在十九世紀巴黎的Cafe de Flora,那些文豪們晚上流連的交際應酬浪漫夜生活,沒有看到成功的人努力辛勞的一面,自然會失敗的。

時間管理,加班最實在

如果你要Beat the Clock,外包和提升效率是不夠的,工作比長才實在。台灣雖然又是有一點過頭了,但是你看那些股價高的大廠,那一個不是靠瘋狂加班取勝,嘲笑這種做法的人,如果有機會進去還不是照做。當然,創業後就不用聽主管的話了,成敗看自己,時間完全由自己控制,不過,真得就從此脫離加班惡夢了嗎?

我在創業初期,每天都搞到深更半夜才回家,除了要贏,還因為有愛,工作到多晚都不累。你的團隊,也會被你的衝勁感染,一起加油打拼,那種感覺真的很捧。不過也別忘了,其實還有一半以上的員工還是沒有創業精神的,基本上是上班族,表面上受你的衝勁感召,實際上是不敢比老板早走,如果你早早下班了,這些員工也會在你後幾步下班的。我看過新創公司六點公司人就都走光了,這種公司我看要成功也是不容易的。

其實我這章真正的重點是,人的聰明才智差異有限,尤其是敢創業的人,一般程度也不會太差,創業不易,只有比別人多做一點,更努力,才有贏的機會,加班,認命吧。