創業公司管理 – 創業後,就不用加班了?談時間管理

前一章我們講用一半的錢,做一樣的事情產出,有人看標題可能會誤以為我在說財務槓桿,其實我只是在說新創公司要省省省,這樣才比較會達到收支平衡,進而獲利。而省錢的主要目的還是為了要早日成功,脫離失敗的高風險,不過光省錢是不夠的,最主要的還是用最短的時間,做出一些有價值的產品,所以時間也要省省省。一個好的新創計畫,成功的三要素還是時間、金錢、和價值,金錢要省,時間更要省,越快做出有Value的產品越有贏面。

時間加速三法 – 加大外包、提高工時效率、加班

例如一個工廠要增加產能,如果在人力機器不增加的狀況下,也就是金錢Capital投資不增加的條件下,其實只有幾種解決方法,就是加班、提高工時效率、加大外包。相對於你的公司而言,如果公司資源是固定的,不能用大公司擴大人力,人海戰術的方法來加速產出,以下這三種方法,就是你唯三的武器:

1, 加大外包 – 就是找十個自己,分工做事。如果可以例如利用外包網,把一些一次性或是非核心性的工作外包出去,或是將會計法務等工作外包出去,其實是可以快速解決產能問題的。不過管理外包是一項大事,如果價錢好,品質可能就會出包,除非是一項一項檢查,否則有些問題可能藏在裡面,不易發現。我想大部分的人都了解規格清楚是外包成功的主要因素,但也請試圖用我在建立一個”符合人性的制度”一章裡的例子說的,把錢留到最後才付,做不好不付,做得好甚至加碼付,也請白紙黑字在合約裡定義什麼叫做” 做的好”,用人性來管理外包。

不過,通常你也不會把重要的東西外包出去,所以外包是可以用的,但核心能力無法外包,一般新創公司,為了省錢和省麻煩,也是很少用外包。總結我自己公司的外包經驗,十次有五六次最後的結果都是不滿意的。

2, 提高工時效率 – 就是比別人工作有效率,別人十分鐘寫一行code,你一分鐘寫十行。這是最好的加快生產速度的方法,對創辨人本身而言,其實,你只要多Focus一點,不要去參加一些目前沒有幫助的Networking聚會,少去找創投哈啦,少玩FB,現在寫Blog除非公司需要,對創業如果沒有幫助就不該花時間做,少做表面的事情,花80%的時間專注公司內部產品的基本功,你自己的工時效率自然就會提昇。但是,如果公司已經達到收支平衡,立於不敗,那多做這些Networking的事,就是這時侯該做的事,因為此時創辨人CEO更要思考未來三五年的願景和目標,也須要做生意,多和人接觸是對的,工時效率在這裡看來是沒有太大意義的。

而團隊的工時效率提昇,最重要的還是人,技能和品德態度,一樣重要,人好不好,直接影響產出效率,關於人員管理,我們分章再說。

對於效率提升,我也會重覆推薦Stephen Covey 著作的The 7 Habits of Highly Effective People (高效能人士的七個習慣),在第三個習慣Put the First thing First (把第一件事來第一個做)章節中,對時間管理(Time Management)有一個很好分類的方式,我在決斷力一章,也有用這個概念。

首先,先把事情用重要性和緊急性兩條軸做成四個象限,針對這四個不同象限,做不同時間比例分配:

Urgent Not Urgent
Important 30%時間在重要而且緊急的事,例如客戶問題、急單、突發事件等。 60%時間在重要但不緊急的事,例如執行計畫、訓練、市場研究和開發等。
Not Important 10%在不重要但緊急的事,例如公司內部問題,開會,溝通協調等。 0%在不重要又不緊急的事,例如上FB,請下班後再玩。

你可以把自己和每一個員工的工作列表,用這個圖來分類,請每一個員工自行填寫和追蹤,先把上週的工作列表和所花時間做一個統計,例如

員工XXX Urgent Not Urgent
Important 客戶報怨處理5hr修Bug 5hr 開發計畫執行 20hr組員討論腦力激盪 5hr
Not Important 週會 1hr部門會議 2hr 激勵課程 2hr

如果比例不對,你就可以請他們修改工作優先順序,你也可以調整工作的指派人員和比重,下週再review,修改,一次一次下來,效率就會有顯著的提升。不過,也請不要忘了4W(What, Why, When, Who) 的管理方法,請見執行力一章,所有工作tasks一定要有時間目標和負責人,不然無法管理和追蹤成效。

對事情的優先順序有了依據,接下來再專注在能力和技能等級的提升,這兩個因素向上加成,效率自然會提升。不過也請留意我在先學會Close Loop一章討論的將帥無能,累死三軍的例子,目標虛浮,執行方法不切實,東做一點,西做一點,那麼再高的團隊效率,也會被你玩完。

3, 加班 – 就是工作時間比別人長,如果每天比別人多工作四個小時,就是50%的時間加速。

高科技公司畢竟不是工廠,要靠腦力取財,利用外包方式,除非是外圍的的功能,如果核心的功能也外包,對公司會有風險,也會讓別人產生疑慮。工作效率的提升,表面上合理,實際上,你的競爭對手裡,那些不懂得工作優先順序,沒有效率的公司,應該不會把你打敗,自己就會先敗了。所以你要假設,那些你真正要打贏的高手,比你還聰明,工作比你還有效率,說真得,你唯一可以打敗他們的強項,就是,比他們更努力。

我在矽谷世界一流的科技公司做過程式設計師,我的同事都是常春籐名校畢業,或是印度的IIT,中國的北大清華等全世界各地的頂尖好手,聚集一堂。一個新Project,動輒上百個這種高手一起開發,是很常見的。公司的旗艦產品,有幾仟個這種菁英工程師,同時在一起合作,說真得,這種經歷真得是很難得,但是這也說明了一個問題,你的新創公司,真得很難和這些公司競爭。

不過,這些美國的菁英的工程師,一般都有一個毛病,就是自持聰明,工作努力,但玩得也用力,一般都不加班,五點多就準時回家,晚上還要玩樂。所以要贏他們,上班時間一定贏不了,一定要比他們多工作時數,才會勝出。我在公司八年,升遷了八級,成為中階主管,以大留學生(就是大學以後才出國留學的人)而言,可能已經到頂了。這個不靠什麼,靠得是比別人晚下班,比別人更努力,別人五點走,我八點走,在台灣這可能沒什麼,在美國,我絕對是全棟樓最晚走的幾個人。我有一個小留學生親戚,每天早上四點去上班,晚上八九點回家,瘋狂的工作,他現在是微軟的前幾大的主管之一。我的朋友公司剛剛IPO上市,他連週末都在加班,年年如此,直到成功。

相信我,加班很重要,當你的對手比你酷,晚上都去參加Party,都去玩,好像潮人創業家,要記著,他們玩的時候,就是你超越他們的時侯。其實,有些人玩玩後,晚上默默的練功,如果你也鬆懈了,自然會輸給他們。對於那些真得不加班,耍帥又副業花招一大堆的創業家,如果不是富二代,真得,請不要把他們當成對手,因為過幾年後,你就不會再聽到這些人的聲音了。有些人把那些矽谷自由的創業之風,想像成在十九世紀巴黎的Cafe de Flora,那些文豪們晚上流連的交際應酬浪漫夜生活,沒有看到成功的人努力辛勞的一面,自然會失敗的。

時間管理,加班最實在

如果你要Beat the Clock,外包和提升效率是不夠的,工作比長才實在。台灣雖然又是有一點過頭了,但是你看那些股價高的大廠,那一個不是靠瘋狂加班取勝,嘲笑這種做法的人,如果有機會進去還不是照做。當然,創業後就不用聽主管的話了,成敗看自己,時間完全由自己控制,不過,真得就從此脫離加班惡夢了嗎?

我在創業初期,每天都搞到深更半夜才回家,除了要贏,還因為有愛,工作到多晚都不累。你的團隊,也會被你的衝勁感染,一起加油打拼,那種感覺真的很捧。不過也別忘了,其實還有一半以上的員工還是沒有創業精神的,基本上是上班族,表面上受你的衝勁感召,實際上是不敢比老板早走,如果你早早下班了,這些員工也會在你後幾步下班的。我看過新創公司六點公司人就都走光了,這種公司我看要成功也是不容易的。

其實我這章真正的重點是,人的聰明才智差異有限,尤其是敢創業的人,一般程度也不會太差,創業不易,只有比別人多做一點,更努力,才有贏的機會,加班,認命吧。

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13 thoughts on “創業公司管理 – 創業後,就不用加班了?談時間管理

  1. 中國今年高舉創新創業大旗,因此學校劃出了一塊地建立工業設計基地,進駐將近二十家浙江創意設計公司,學校鼓勵設立一家來自台灣的公司,因此我也參與計畫執行,跟我有一樣想法的有六位,除了賺錢之外,有一個屬於我們的共同空間可以討論事情執行計畫,免租金免水電免裝潢,我認為是非常好的,當大家理念一致,也有公司營運策略談過一些細節以後,我丟出了一個問題,要不要寒暑假?除了我,每一個人都不能沒有寒暑假,陪家人,回美國,休息…,公司!用視訊營運就好,加上其他因素,這公司就無疾而終了
    我認為,開公司不是玩社團,課後再來就好,已經有正職,就必須花休息時間來經營,再回應之前談過的權名利,主導者要權(攀關係),我只要利,理念不合也就無法合作(這是其一)

    • Chungchenchung,

      對,創業是要熱情,但也是要有計畫,有感性的部分,但理性更重要,畢竟,創業是一場意志力的生存戰爭,創業也沒有Part-time的,加班根本不會是一個問題點,因為每天起床睜開眼睛,應該就只有這件事。有些人根本沒有創業決心,或是還沒準備好,一戳就破,不過也好,至少不會後來痛苦;有些人從頭到尾只是想投資獲利(名利權都有可能),假裝一起打拼,其實是想利用創業家的熱血,來獲得他自己其他的好處,一樣,早點戳破也好。In a way,這些人都是騙子,騙的是你的時間和熱情。不過我認為,這也是轉大人的過程,如果以學習的心態來面對也是不錯的。那些人,反正也不會成功,過一陣子你會連他們的名字都想不起來的。

      但是請不要再無疾而終了,創業準備也要有Schedule,一直談,不行動,熱情會不見的。你說的這些問題或挫折其實都是必經的,看別人的創業經驗談(當然包含我的),也許可以幫你避掉一些問題,但還是有其他問題,也許別人也沒遇過,你也避不掉,也會有不同的困惑。不過,但是如果你真的想創業,這些也都是藉口,只要你想,一定找的到對的創業夥伴,有方法克服問題,一切都是你自己的意志力,跟別人,包含親人,都無關。創業也是完成自己夢想的一種方法,在你自己的夢裡,你是最大的,不是嗎?請相信自己的力量。

      PS. 你是忠忠嗎?不翻牆看的到這個Blog嗎?
      Thanks
      Sean

      • 不翻牆當然看不到
        我同事把轉系(他跟他的系不合)跟開公司綁在一起跟學校談續約
        我們沒必要跟他淌渾水
        但我前天有跟人事表達我還是很有熱情組織台灣人在那辦公室做計劃
        就看學校會不會給我們機會

  2. 超時加班,精神狀況不佳,效率就會低落第三點跟第二點有點抵觸,我曾經連續加班一陣子,後來有機會好好休息一下,休息之後工作效率是拼命加班期間的兩到三倍,加班是不得已而為之,足夠的休息才有足夠的精神和專注力在工作上。

    • 對,一直加班我也會和你說的一樣,又不是機器人,自己要能調整才好,能做的到提高效率當然是最好的。不過公司負責人思考的角度會和個人不一樣,這是我希望讀者了解的地方。資方會被勞方罵,不是沒有道理的。
      Thanks
      Sean

  3. 我十分同意前兩個管理辦法,但是總覺得加班並不是時間管理的好方法啊。三個原因:

    第一,除非你很照顧自己跟家人,不然這樣子拼會很快把自己燒光了,家人也疏離了。有本書,叫做E-Myth,裡面就在教創業家如何花精神投資在建立可複製的程序上,而不是化時間在不停的執行。

    第二,做對的事比較重要。拼時間,很多國家/公司人口很多,人工成本低,他們的man hour絕對比你的長。成功的產品往往出發於創業家對消費者行為有獨特的看法,我覺得這種觀察能力需要很多的空閒時間來觀察、思考。當然了,到了執行的時候,一定要盡全力執行。

    第三,一個人的精力有限。依我觀察,一個人實際在做事,大概只有一半不到的時間,剩下都是在進行自動導航模式(或是上臉書,或是像我以前公司同事,看報紙)。事情趕快做完,趕快回家,不是比較好嗎?

    • Hi, Max,
      我完全理解你的Points,尤其你的第一點,畢竟家人是最重要的。我像你一樣剛從美國回來時,我想我也會和你說完全一樣的話,Well. even now,有部份的我也會這麼認為。不過,現在大部份的我,會堅持這篇的論點,因為多年在台灣實戰經驗下來,能夠做到高效能的人真得不多,有些人一自動導航就是整天,有時侯會誰也不知道我們是不是在做對的事,so,最土最笨但也最實在的方法,就是我的第三點,至少勤能捕拙。當然如果有人第一和第二點都做的很好,第三點自然可以少一點吧。

      不過很謝謝你的建議,我想對有些人來說,你這三點are pretty true.

      Thanks
      Sean

    • 我不完全認同作對的事情的策略,原因在我們會受限於現有經驗與事實,無法判斷哪件事情是對的。因此我採用作對事情的方法,採用 Experiment Board 管理假設,摸著石頭過河。

  4. 員工本來就是上班族﹐如果要求員工付出創業者的精神與勞力﹐但卻只給員工的薪水﹐基本上就只是一種壓榨。

    • 從勞方角度看,上班族就是用勞力換取金錢,多付出多錢賺,完全合理。但從創業者資方角度看,用最小成本,最短時間,做出有價值的東西,公司才活的下去,才有機會成功,這點上和一般勞方上班族認知是有落差的,當然資方要想辨法去滿足勞方的需求,例如獎金或股票。不過如果你有看"我為什麼應該要創業? – 改變自已的命運“一章,就比較會了解資方心態,不只新創公司,一般公司也是如此的。壓榨員工絕非創業家的想法,也不會這樣做,如果你感受到這個狀況,一定要和老板溝通,如果不能如你所願,也許是老板力有未逮,多體諒,以學習的心態度過難關。但是如果真得如你所說,老板自己賺爽爽的,好處都不給員工,也許你就要考慮另謀高就。
      Thanks
      Sean

    • 在美國創業,一堆新創公司成功(也一堆新創公司失敗),加入的人就是會比較有夢想、比較有野心的,也比較會為公司著想,因為公司賣掉(或上市)大家都有錢分啊!
      在台灣創業有個比較麻煩的地方,是成功的案例太少,很多人就只是想當個上班族,一般都覺得小公司stock option沒什麼價值,沒有夢想之下,就只能作打工族,很可惜。

      • 想說的話被你說了 :) 因為這是一個公開的blog,我也不能盡情發揮,說我真正想說的話,有些人天生打工族的命,被欺負只會抱怨和抗議,不懂得改變命運只是存乎一念之間,救不了也不該救。不知道說出來會不會被公幹 :)

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