演講&簡報

簡報演講能力可能比你想像的還重要

工程師創業家不管個性內向還是外向,口才好還是不好,都要常常做簡報和演講。沒有良好簡報的能力,基本上可能不適合作CEO。對公司內部發言還好,CEO對外發言代表公司,不好的簡報是會造成別人對公司的誤解,導致客戶不買單,募資不順利。簡報能力雖然和先天個性有關,但是還是可以後天加以訓練而補強,如果你真得認為這對你是一個大問題,也許你可以考慮參加一些演講的訓練課程。

因為這個演溝簡報的技能,對新創事業而言,可能比你想像的還要重要很多,甚至會影響公司的成敗。創業家含辛茹苦,日以繼業的開發產品,還不是為了要大賣,如果只因為一項技能而阻礙發展,會不會很奇怪。我想也許大部分的人,可能目前並不認同這個說法,都想說應該還是人、產品、和市場來主導成敗。Well, Yes and No,是也不是,如果你的公司產品市場都對,人也很強,但是好是好,沒有好好包裝起來,明明是寶石,被當成鳳梨來賣;反過來,如果包裝的好,醜小鴨也會變天鵝。如果我說,實際上世界只有一種Business,就是Show Business。不知道你認可不認可?

所有Business 都是演藝事業

你看政治這個Business最明顯,不管那一個國家,從總統到民意代表,那一個不是在做秀。我不是說什麼操作新聞媒體之類,那些是做給中下階層看的;真正他們做秀的方法,是用撼動人心的演說,讓你相信他。實際上他們的政績也許並不如說的好,但是只要支持他的人相信他,目的就達到了。邱吉爾是歷史上知名的演說家,他說 ” Young gentlemen, Never give up! Never give up! Never! Never! Never! Never!”, 是多麼震撼。美國歷任總統,都是口才極佳的演說家,有文人,有將軍,也有演員。我以Mr. Barack Obama為例子,他的演說技巧已達爐火純青的地步,如果你分析他的技巧,除了良好的內容之外,有三個地方值得我們認真學習:

1, 好的第一印象(Good First Impression): 一上台,精神抖擻,活力充沛,衣著得宜,態度誠懇,聲音宏亮清楚,握手時堅定而穩重,交換名片態度認真而恭敬。都會給人有良好的印象,這個印象,會幫助不只這次的簡報,也會讓別人對你公司的整體印象加分。

2, 說聽眾有興趣能引起共鳴的內容(Build Common Ground):也就是說,簡報事前功課要做足,到南方演說,講農業建設;到加州演說,講科技發展,會比較吸收人。所以我們和課長經理級客戶要講流程改善;對創投要講成功投資回收案例;對董事長級客戶要講創業艱辛,會比較容易引起共鳴。事前準備客製化針對來聽你簡報的人,才是真正的尊重Audience。

3, 為什麼要做這個,你想怎麼做(Purpose and Vision): 做任何一件事,都有一個原因(Purpose),請誠懇的說出來,真正想做這個Business的理由。以及你要如何執行來完成這項使命的方法。大方的和聽眾分享,如果聽講人能夠體會你的想法,認同你的做法,這就是一個成功的簡報。

簡報前充分準備

我想我們這一代的人,應該都會或多或少的崇拜Steve Jobs,包含他的演說技巧。每次Apple發表新產品,那一個好像演話劇般的發表主秀,都會吸引全球幾億人的目光。如果你留意到一些細節,例如說投影片都是字大大的Bullet Point,會有一些Video Clips無縫銜接在簡報裡,Steve Jobs不會看著投影片講話,而是看著觀眾,在台上走過來又走過去,中間會穿插也許其他的同事主持的產品Demo。這種簡報表演方式,其實在美國Fortune 500大企業的正式的對外高階主管演講,都是長這個樣。說了你也許不信,每一個人包含Steve Jobs都是事前準備了很久,排練了好多次,稿子基本上都背熟了,上場前也許還會緊張的想吐,可是一上場就變成一尾活龍的傑出演員了。

這些不靠什麼,只靠充份準備。我認識的傑出演說者,很少人可以即席演說的,在還沒準備好前甚至還會結巴。我創業前在Oracle Sales部門服務過,我們在準備每一場大型產品發表或競標說明會(Solution Presentation),準備工作細到演講者講到第幾個字,然後由誰按鈕,切換投影片及Demo,通通都安排好,也演練過。在自行創業時期,資源有限,有時出門就是獨角秀,但即使是這樣,我一定會對著鏡子練習好多遍,簡報前提早到會場,把所有簡報用品準備妥當,產品如果要Demo,先Run過一次。心中一定要有一個像導演般的劇本安排,什麼時候要秀什麼,清清楚楚的在腦中走過幾次,然後在五分鐘前放空自己,迎接這場秀。

美式簡報vs. 台式簡報

除了祟拜Steve Job,很多人也抄襲他的演講方式,我看過一些慘不忍睹的,不是開場一個冷笑話把所有人臉上畫三條線;就是明明是簡單條列式Bullet Points的投影片,還要對著螢幕按著Mouse講話,照唸Bullet Points;不然就是切換Video或聲音時製造尷尬的冷場。基本上都是因為準備不足,沒有充分演練。另外一般台灣的年輕創業家沒有受過美式企業演講訓練,冒然使用這種方式就容易產生這種結果。美式簡報形式重個人秀,一般投影片只會有簡單的Bullet Points,這些點只是這張投影片的大網,演講人絕對不會照著唸的,所有的講稿都是事前寫下來,然後背下來。背的熟到那裡要講笑話,笑話都要寫下來背好。然後簡報時一定是看著觀眾,講到那一點要到下一張投影片,手指一按,眼睛只是瞄一下,眼神就回到觀眾。別忘了還有身體語言,,加強手勢等等。有些人頭一直晃而不自知,演講時一直發出無意義的語助詞,如”這個”、”那個”。 這些在簡報時都會干擾真正的內容,影響表現。我建議簡報前自己對著鏡子說十遍,順便背下來,最好可以用攝影機照下來,回放出來時看到自己可能會嚇一跳。

其實美式簡報好累的,壓力很大,事前準備工作真的很多。當然要準備一場很捧的主秀,這個投資還是值得的。但是相對的,有時有些小型的說明會簡報,這樣做會不會太多了。我回台灣後,發覺有一個簡報的工具,在美國時基本沒看有人用過,但是就算在中國也是場場必備,是什麼呢?猜到了沒有,是電射筆,激光筆,Laser Pointer,奇怪吧,這麼常見的東西有什麼了不起。不不不,這可差大了。用Pointer代表的是要用一個東西,去指出目前投影片上,在講那一部分的確切位置,免得一頁資訊那麼多,觀眾不知道要看那裡。這樣了解嗎?整個一張投影片不是只有幾個Bullet Points,是有包含圖表,文字說明的豐富投影片。這也意味著,演講人會很多時間,是站在觀眾的角度,一起和看的人在讀這張投影片。這種簡報方式,就是我所謂的台式了。我是沒有針對這兩種簡報方式的由來做深入研究,不過我覺得這應該是東西方文化不同,導致民族性不一樣的產物。

台式簡報不像美式是一場秀,比較像學校裡教授教書,雖然比較沒有火花,可是如果字字清楚,意思表達完整,其實目的一樣達的到。對如果口才不是很好的工程師創業家而言,如果投影片文字準備完整,在簡報時雖然照著唸,要Demo時寫一張投影片來提醒自己要開始了,然後還能注意到和觀眾互動,眼神能會和台下交流,就算是少了一些刺激,其實也不會差的太遠的,還是一場好秀。台式簡報法還要注意盡量不要在事前印好投影片放在聽眾桌上,因為投影片文字圖片豐富,他們可能會忙於低頭看簡報,而沒有在看你的秀,你也會因缺乏互動和眼神交流,搞不清他們的反應,不能適時做出調整。最不好的,當然就是混合兩種而取其短,就像前面例子所述。

Live Demo實際展示

基本上對創業公司來說,簡報時做展示是必要的,除了要介紹這個新東西之外,也會增加你演說的可信度。手上拿著一顆實體IC,就算不會動,也比照片動人。Live Demo是Highly Desirable,可以做的時候盡量做,就算簡報會後,聽講者可以上網輕易使用你的產品,但是他們也許不會這樣做,趁著這個機會展示給他們看,是很重要的。

但是只要是做過Live Demo的人,一定有出槌過的經驗,我有一次參加一個廠商舉辨的新世代高可靠度伺服機新產品發展會,Live Demo的設計是假設臨時停電,重新來電時伺服機會立刻重啟,迅速回復工作狀態。這些伺服機可是裝滿一個大機櫃,我猜要貨車才運的來會場,廠商還特別設計了一個大電源開關,請公司某大頭頭上去按,結果似乎是沒有事前溝通好,這位大頭頭好像按錯開關,伺服機關了就再也開不了機了,全場人全部傻眼,默默假裝沒看到這件事,當然這個發表會就草草收場。這件事情恐怕不是一個糗字而己,肯定有人為此丟官。

我每次出去做Live Demo,只要是有網路的狀況都很怕。不是WiFi蓋台干擾,就是防火牆阻隔,或是明明測試時是ok的,實際展示時突然不會動。我有一次晚上出去做一場投資人簡報,要展示時產品完全不會動,最後發現原來是學生在實驗室裡吃火鍋,把實驗室玩到跳電,伺服機全死不會動,天啊。

所以古代有一個人叫莫非,好像連這個人歷史上也不能確定到底他是誰,他很聰明的發現了一條宇宙無敵定律,叫做Murphy’s Law(莫非定律),就是” Anything that can go wrong, will go wrong”(任何會出錯的事,都會出錯)。根據我個人做過數百場簡報加展示的經驗,莫非此人真乃諸葛孔明再世,他說的會出錯,是一定會出錯,所以你要把能順利完成Live Demo當作是今天去買樂透的根據。那這麼辦呢?

事前預錄一段能成功演示的Video

要是Live Demo真得不work,就用這段影像。還有更好的,預錄一段模擬實際操作的Screen Cam,把整個過程錄下來,展示時也許客戶根本看不出這不是Live Demo,如果不懂怎麼做,Google “Screen Cam”或 “Screen Capture”就可以了。把所有可能破壞簡報成效的變數去除,做一個真正有效果的好簡報。

真正的決勝點是簡報後的問答時間(Q&A)

恭喜你,完成了一個好簡報,也許Live Demo,不管是真Live還是假Live,也順利完成了。那麼,100分了?可以拍拍屁股滾蛋?No No No,別急,現在才得50分,還沒及格。與會人要是沒有立刻離開,接下來的問答時間,或者更好有閒聊瞎扯蛋的時間,才是打安打的真正時刻。一般有經驗的與會者聽完簡報十分鐘內就會有初步的想法了,這時候他們會問問題,驗證他們的想法。尤其是老中,真正的問題通常都是隱藏在字句之中。我敢大膽假設,除非是產品技術小Case問題,不用功又菜鳥的創業家有百分之八十的機率會聽不懂真正的問題,而答非所問。而用功如事前收集相關這些與會者所有情報的創業家,如果答題切中要害,與會者又是決策者(Decision Maker),那就有打全壘打的可能性了。其他問答回應部分,請參考本書有關"談判"一章。

內容還是王

不管簡報技巧多好,沒有好的內容還是空的。秀要精采,表演者肚子裡的料還是最重要的。然後,Have fun,Enjoy the Show。

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